REGULAMIN KONFERENCJI

Regulamin Konferencji Naukowej „Przemysł 4.0” 

§1  Postanowienia ogólne

1. Niniejszy dokument jest regulaminem Konferencji Naukowej, która odbędzie się w dniach i w miejscu wyznaczonym przez Organizatora.
2. Przez następujące określenia użyte w niniejszym Regulaminie rozumie się:
    a. Organizator: Komitet Organizacyjny Międzynarodowej Konferencji Naukowej „Przemysł 4.0”;
    b. Konferencja: Międzynarodowa Konferencja Naukowa „Przemysł 4.0”;
    c. Aplikant: podmiot, osoba fizyczna lub prawna, w szczególności pracownik naukowy, doktorant,  
       student, przedstawiciel firmy,  dokonująca rejestracji poprzez wysłanie formularza
       zgłoszeniowego dostępnego na stronie internetowej Konferencji;
    d. Uczestnik: podmiot, osoba fizyczna lub prawna,  pracownik naukowy, student, doktorant  
       przedstawiciel firmy, która w zależności od rodzaju uczestnictwa w Konferencji spełniła warunki,
       o których mowa w §2, ust. 2. 

2 Istnieją dwa rodzaje uczestnictwa:
   – czynne – uczestnik spełnia wszystkie warunki, o których mowa w §2, ust. 2 i posiada prawo
     wygłoszenia zgłoszonych tematów wystąpień w formie prezentacji ustnej lub plakatu;  

–    bierne – uczestnik spełnia wszystkie warunki, o których mowa w §2, ust. 2 i nie posiada prawa
      wygłoszenia wystąpienia.
3. Organizator zastrzega sobie prawo wprowadzania zmian w programie Konferencji
i zobowiązuje się do publikowania na stronie internetowej (https://www.isci40.org)
4. W ramach Konferencji przewidziane są prezentacje ustne i plakatowe.
5. Językiem Konferencji jest język polski, ale istnieje możliwość wystąpienia w języku angielskim.
6. Konferencja ma charakter interdyscyplinarny, jednakże Organizator ma prawo podzielić zgłoszone
    tematy wystąpień na panele tematyczne po zakończeniu rejestracji.
7. Nad merytoryką Konferencji czuwa Komitet Naukowy powołany przez Organizatora, 
    zrzeszający członków z różnych Uczelni.
8. Przepisy niniejszego regulaminu stanowią integralną część zgłoszenia uczestnictwa w Konferencji, a
    przesłanie formularza zgłoszeniowego do Organizatora jest jednoznaczne z zaakceptowaniem
    niniejszego Regulaminu i jest wiążące dla obu stron.
9. Wszystkie terminy zawarte w niniejszym regulaminie są obligatoryjne i nieprzekraczalne, chyba że
    Organizator postanowi inaczej. 

§2 Zgłoszenie udziału

1. Konferencja skierowana jest głównie do pracowników naukowych oraz przedstawicieli firm,
    doktorantów
2. Warunkiem uczestnictwa w Konferencji jest:
a. przesłanie drogą elektroniczną, do dnia określonego przez Organizatora, wypełnionego formularza
    zgłoszeniowego dostępnego na stronie internetowej Konferencji;
b. akceptacja nadesłanego zgłoszenia przez Organizatora w terminie 7 dni roboczych od daty
    wpłynięcia formularza zgłoszeniowego;
c. uiszczenie opłaty konferencyjnej do dnia określonego przez Organizatora.
3. Organizator ma prawo do przedłużenia terminu zgłoszeń. Ewentualna decyzja zostanie
    umieszczona na stronie internetowej Organizatora.
4. Każdy Aplikant może zgłosić tylko jeden rodzaj uczestnictwa w Konferencji: czynny lub bierny.
5. Aplikant, może zgłosić tylko jedno wystąpienie konferencyjne w formie prezentacji ustnej
    i/lub tylko jedno wystąpienie konferencyjne w formie plakatu (e-plakatu) o charakterze naukowo-
    badawczym lub przeglądowym. Organizator może wnioskować o zmianę formy wystąpienia.
6. Aplikant zobowiązuje się do poprawnego oraz zgodnego ze stanem rzeczywistym wypełnienia
    formularza rejestracyjnego.
7. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za szkody wynikające z wprowadzenia do formularza
    błędnych danych przez osoby rejestrujące swój udział w Konferencji.
8. Uczestnik może być współautorem wielu wystąpień konferencyjnych, jednakże każde zgłoszone 
    wystąpienie musi zostać zaprezentowane przez co najmniej jednego współautora, aby możliwe
    było otrzymanie certyfikatu potwierdzającego czynny udział w Konferencji.
9. Certyfikat potwierdzający czynny udziału w konferencji otrzymają maksymalnie dwie osoby, które
    prezentują zgłoszone wystąpienie w formie plakatu i maksymalnie dwie osoby, które prezentują
    zgłoszone wystąpienie w formie prezentacji ustnej.

§3 Opłata konferencyjna

1. Opłata konferencyjna wynosi 1700 zł, nie podlega negocjacji i pokrywa koszty:
     a. uczestnictwa w obradach (udział czynny z jednym tematem wystąpienia lub udział bierny);
     b. materiałów konferencyjnych;
     c. przerw kawowych;
     d. obiadów; 

  1. W przypadku kiedy Uczestnik zgłosi więcej niż jeden temat wystąpienia zobowiązany jest
    uiścić dodatkową opłatę w wysokości 600,00 zł za kolejne wystąpienie (forma wystąpienia i ilość
    musi być uzgodniona z Organizatorem).
    3. Opłata konferencyjna powinna zostać uiszczona do dnia określonego przez Organizatora.
        W przypadku braku wpłaty lub wpłaty po przekroczeniu terminu obligatoryjnego, Organizator ma  
        prawo do skreślenia Uczestnika z listy uczestników Konferencji bez zwracania wniesionej opłaty.
    4. Do dnia zakończenia rejestracji Aplikant ma prawo do bezpłatnej rezygnacji z udziału w
        Konferencji. Po upływie ww. terminu Aplikant zobowiązany jest do uiszczenia opłaty
        konferencyjnej nawet w przypadku rezygnacji z udziału w Konferencji lub skreślenia z listy
        uczestników.
    5. Uczestnik rezygnujący z uczestnictwa w Konferencji po wyżej wymienionym terminie jest   
        zobowiązany do niezwłocznego i skutecznego poinformowania Organizatora o tym fakcie.
        Wniesiona opłata konferencyjna nie jest zwracana.
    6. Na życzenie Uczestnika Organizator może wystawić fakturę VAT za uczestnictwo w Konferencji.
        Dane do wystawienia faktury, muszą być zgodne z danymi podmiotu wnoszącego opłatę za
        konferencję i należy je dostarczyć do Organizatora drogą elektroniczną poprzez formularz
        rejestracyjny lub drogą mailową do dnia zakończenia przyjmowania opłat.
    7. Dane do przelewu zostaną podane drogą elektroniczną wraz z akceptacją przyjęcia zgłoszenia.
    8. W przypadku braku wpłaty Organizator nie umieszcza abstraktu wystąpienia w materiałach konferencyjnych nawet gdy zostanie on przesłany we wskazanym terminie.
    9. W przypadku wpłaty po przekroczeniu terminu obligatoryjnego, Organizator ma prawo do
        nieopublikowania abstraktu w materiałach konferencyjnych, jeżeli takowe zostały już przekazana do druku.
    §4 Obrady
    1. Miejsce obrad ustalone przez Organizatora zostanie podane do wiadomości Uczestników na stronie internetowej Konferencji.
    2. Czas prezentacji ustnej wynosi 15 minut na prezentację i 5 minut na dyskusję.
    3. Dyskusje odbywają się bezpośrednio po wystąpieniu.
    4. Moderator bloku w sytuacjach nadzwyczajnych może nieznacznie skrócić lub wydłużyć czas
        prezentacji pracy.
    5. Uczestnicy zobowiązani są skopiować swoje prezentacje (w formacie określonym przez
        Organizatora) na komputer w sali konferencyjnej najpóźniej przed rozpoczęciem bloku,
        w którym wygłaszają daną prezentację. 
  2. Prezentacje plakatów odbywają się w czasie Sesji Posterowej. 
  3. Plakat powinien być przygotowany na papierze formatu maksymalnie A2: 420mm (szerokość) x
    594mm (wysokość).
    8. Uczestnik ponosi pełną odpowiedzialność za wszelkie materiały oraz wypowiedzi
        przedstawione przez niego podczas Konferencji.
    9. Każdy z Uczestników otrzyma certyfikat potwierdzający wygłoszenie prezentacji ustnej,
        prezentację plakatu lub uczestnictwo bierne.
    10. W wypadku nieodebrania certyfikatu podczas Konferencji możliwy jest jego odbiór osobisty w
         siedzibie Organizatora po wcześniejszym uzgodnieniu terminu odbioru przez Uczestnika.
    11. Uczestnik zobowiązany jest do zaprezentowania zgłoszonego przez siebie komunikatu w trakcie  
          trwania Konferencji. Odstępstwo od tej zasady możliwe jest jedynie w sytuacjach wyjątkowych po
          wcześniejszej konsultacji z Organizatorem.
    12. Uczestnik ponosi pełną odpowiedzialność za zniszczenie mienia na terenie obiektu, w którym
         odbywa się Konferencja.
    §5 Abstrakt konferencyjny
    1. W przypadku zgłoszenia uczestnictwa czynnego, Uczestnik przesyła abstrakt swojego wystąpienia do dnia określonego przez Organizatora, który będzie opublikowany w materiałach konferencyjnych.
    2. Abstrakt powinien być przesłany za pośrednictwem formularza dostępnego na stronie
        internetowej Konferencji
    3. Po przekroczeniu ww. terminu Organizator ma prawo nie zamieścić nadesłanego abstraktu w
        Książce Abstraktów.
    4. Uczestnik ponosi pełną odpowiedzialność za treść zawartą w abstrakcie konferencyjnym.
    5. W przypadku niskiej wartości merytorycznej lub występowania rażących błędów Organizator może
        odrzucić nadesłany abstrakt.
    §6 Postanowienia końcowe
    1. Przesłanie zgłoszenia udziału w Konferencji jest równoznaczne z akceptacją niniejszego regulaminu
        oraz wyrażeniem zgody na przetwarzanie danych osobowych przez Organizatora, na
        zasadach wynikających z ogólnie obowiązujących przepisów prawa, ze szczególnym
        uwzględnieniem Ustawa z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych (Dz.U. z 2019 r. poz. 
        1781.) oraz otrzymywanie informacji na temat wydarzeń i projektów realizowanych przez
        Organizatora.
    2. Wszystkie dane osobowe przechowywane są przez Organizatora w czasie korzystania
       z serwisu oraz po tym terminie w zakresie niezbędnym do rozliczenia transakcji oraz dochodzenia
       roszczeń z tytułu płatności za udział w Konferencji. Organizator podejmuje
       wszelkie stosowne środki bezpieczeństwa zgodne z powszechnie przyjętymi zasadami służącymi
       ochronie poufności informacji.
    3. Przesłanie zgłoszenia udziału w Konferencji jest równoznaczne z wyrażeniem zgody na
        wykorzystanie wizerunku Uczestnika na stronie Konferencji zgodnie z art. 81 ust. 1 ustawy z dnia 4
       lutego 1994 roku o prawie autorskim i prawach pokrewnych (Dz. U. z 2022 r. poz. 2509. ).Wyrażenie
       zgody jest jednoznaczne z tym, iż fotografie, filmy lub nagrania
       wykonane podczas spotkań, uroczystości, wycieczek i innych zbiorowych zgromadzeń mogą zostać
       umieszczone na stronie internetowej Konferencji oraz wykorzystane w materiałach promocyjnych i
       publikacjach w mediach. Uczestnik zrzeka się wszelkich roszczeń (istniejących i
       przyszłych), w tym również o wynagrodzenie względem Organizatorów, z tytułu
       wykorzystywania swojego wizerunku/głosu/wypowiedzi na potrzeby określone w oświadczeniu.
    4. Koszt pobytu i przejazdu na Konferencję Uczestnik pokrywa we własnym zakresie.
    5. Organizator zastrzega sobie prawo do odwołania lub przełożenia Konferencji w przypadku
        zaistnienia okoliczności od niego niezależnych.
    6. Niniejszy Regulamin wchodzi w życie z dniem jego zamieszczenia na stronie internetowej
        Organizatora.
    7. Organizator ma prawo zmiany postanowień Regulaminu. Zmiany wchodzą w życie z chwilą ich
        zamieszczenia na stronie internetowej Organizatora.
    8. Kwestie sporne oraz nie ujęte niniejszym regulaminem rozstrzyga Organizator.